Nella situazione lavorativa del momento, i servizi di Virtual Office sono sicuramente la risposta più attuale ed economicamente vantaggiosa per tutti coloro che vogliono dare un punto di riferimento stabile e professionale ad attività che in realtà poi vengono svolte tra le mura domestiche, per scelta o per necessità di smart working.

Sono in molti però a non conoscere a fondo questo tipo di opportunità oppure a non sfruttarla al meglio.

Ci sono poi anche coloro che attivano un contratto di domiciliazione e poi dimenticano di poter usufruire anche di questa preziosa e utilissima opzione!

Ecco allora alcuni semplici consigli per trarre il massimo vantaggio dal servizio di Virtual Office, per attivare un servizio davvero complementare alla propria attività:

  • un indirizzo prestigioso è un buon inizio, ma con un numero di telefono di riferimento è ancora meglio!
    Se si ha attivata la domiciliazione della propria attività presso un Business Center, e lo si è comunicato a tutti i clienti e fornitori mettendo l’indirizzo sul sito, sulla pagina di Facebook e su tutto il materiare promozionale, è facile immaginare quanto sarebbe più efficace rafforzare la  presenza a quell’indirizzo se oltre al recapito postale fosse attiva anche una linea telefonica con un operatore dedicato che risponda per conto e in nome dell’azienda, e raccolga messaggi che poi verranno comunicati costantemente con software dedicati.  I clienti e fornitori avrebbero davvero l’impressione che l’attività abbia sede lì a tutti gli effetti e che sia gestita in maniera impeccabile;
  • la parola d’ordine è comunicare!
    Non bisogna mai sottovalutare l’importanza della comunicazione con il Business Center, ed in particolare con il personale addetto al front office.  Non bisogna mai dimenticare che nel momento in cui si sottoscrive questo tipo di contratto, segretarie e operatori del Centro diventano automaticamente segretarie e operatori personali. E dato che non si assumerebbero mai degli impiegati senza dar loro un minimo di informazioni sul mestiere che si svolge,  questo passaggio deve essere eseguito anche con lo staff del Business Centre, che da quel momento in poi rappresenta l’azienda a tutti gli effetti;
  • più dettagli significano un servizio migliore!
    Bisogna fornire sempre informazioni dettagliate agli operatori del centralino che riceveranno le chiamate.  Più saranno particolareggiate le istruzioni e migliore sarà la qualità della risposta telefonica che forniranno a chi chiama chiedendo dell’azienda.  Se lo staff conosce bene l’attività, e sa come rispondere alle diverse richieste che possono arrivare, o come gestire le emergenze, la credibilità dell’azienda ne uscirà rafforzata;
  • mantenere sempre contatti quotidiani col Business Center!
    Dato che a nessuno serve avere una casella postale se poi non si passa mai a ritirare la posta o non si richiede che venga rispedita, lo staff del Business Center provvede ad avvertire se si sono ricevute comunicazioni importanti, raccomandate, telegrammi ect e vengono inviate scansioni del contenuto tramite software appositi.  Se è quindi importante che la posta venga ritirata con regolarità, in modo da avere sempre il polso della situazione sotto controllo,  lo stesso vale per i messaggi telefonici: vanno infatti stabilite modalità di notifica delle chiamate ricevute, in modo da non perdere mai nessuna comunicazione.  Ogni chiamata potrebbe rappresentare una svolta importante per il business e per questo deve essere gestita nel minor tempo possibile;
  • farsi sempre aiutare dalla tecnologia!
    I Business Center offrono sempre ai loro clienti gli ultimi ritrovati in termini di tecnologia per agevolare il lavoro quotidiano.  E’ un peccato non approfittare delle opportunità che vengono offerte: collegamento internet per gestire la comunicazione veloce tra centro e cliente, tramite software dedicato, (che oggi può essere agevolmente letta su qualsiasi smartphone ovunque ci si trovi); sistemi di scansione e invio di documenti cartacei in formato elettronico; centralini intelligenti che trasferiscono le chiamate a numeri preimpostati senza che il chiamante si accorga dell’inoltro, oppure trasferimenti manuali tramite operatori che gestiscono la chiamata con competenza.  Tutto questo è stato pensato per dare al Virtual Office un’impronta di impeccabile professionalità.  Come poterne fare a meno?

Da tutti questi spunti preziosi si intuisce chiaramente come un servizio di Virtual Office sia a tutti gli effetti il miglior alleato che il business possa trovare: viene infatti lasciato il tempo di dedicare tutta l’attenzione alla pianificazione di strategie di crescita o di gestione dei clienti senza le preoccupazioni delle dinamiche quotidiane.  Tutta la gestione quotidiana del back office può essere tranquillamente affidata alle mani esperte del personale del Business Centre.

Ecco perchè, nel corso degli anni di attività, il Business Center COS ha fatto del servizio di Virtual Office il suo fiore all’occhiello!

Un servizio sempre più apprezzato e sempre in continua evoluzione, per essere ogni giorno veramente di aiuto e sostegno al mondo lavorativo attuale!

E oggi come oggi… sono valori che possono fare davvero la differenza, risollevando situazioni di difficoltà e necessità!

 

Scopri di più sul servizio di VIRTUAL OFFICE del Business Center COS.